Hoe hou je je boekhouding bij?

Je moet dus een boekhouding bijhouden, maar hoe moet je dat doen? Dat mag je vanuit de Belastingdienst in principe zelf weten. Je mag dit bijvoorbeeld doen met pen en papier, of in een Word-bestand, de keus is aan jou. Maar de beste manier om je boekhouding bij te houden is met een online boekhoudprogramma. 99,3% van alle ondernemers doet het zo. Jij dus ook. Een boekhoudprogramma bespaart je veel tijd én het voorkomt fouten in je boekhouding. In tegenstelling tot een boekhouding op papier of in een Word-bestand, hoef je bij een online boekhouding zelf niets meer uit te rekenen. Bij een boekhouding op papier, of in een Word-bestand, moet je zelf alle berekeningen doen. De kans is dan groot dat je fouten maakt. In een boekhoudprogramma wordt alles automatisch uitgerekend, zodat je geen fouten maakt. Je boekhouding is met een online boekhoudprogramma bijna volledig geautomatiseerd. Zo staat de btw-aangifte al voor je klaar, hoef je deze alleen maar te controleren en naar de Belastingdienst te sturen.

Controle Belastingdienst

Als ondernemer krijg je vroeg of laat controle van de Belastingdienst. Er wordt dan gekeken of de belastingaangiftes die je hebt gedaan wel kloppen met de cijfers van je bedrijf. Dan is het dus van levensbelang dat je je boekhouding volledig kunt laten zien. Met een goedwerkend boekhoudprogramma is dit het aller-makkelijkst. Als je geen boekhouding hebt, of een boekhouding die niet in orde is, kun je veel problemen krijgen met de Belastingdienst. Je loopt dan het risico op boetes, die kunnen oplopen tot 300% van de belasting die je eigenlijk had moeten betalen.

Hoe lang moet je je boekhouding bewaren? (bewaarplicht)

Je moet je boekhouding minimaal 7 jaar bewaren. Dit betekent dat de Belastingdienst tot 7 jaar de mogelijkheid moet hebben om je administratie in te zien en te controleren. Dit heet de bewaarplicht en die geldt voor ieder bedrijf, stichting, vereniging en coöperatie.

Let op dat bij contracten de bewaarplicht pas ingaat als het contract afloopt. Dit heet de zogenaamde actualiteitswaarde. Zolang een document nog actueel is (bij een contract als dit nog loopt dus) gaat de bewaarplicht nog niet in. Het is dus bijvoorbeeld niet zo dat als je een contract van 15 jaar hebt, je dit maar 7 jaar moet bewaren. Die 7 jaar gaat namelijk pas in als het contract is afgelopen. Bij het contract van 15 jaar is de bewaarplicht dus in totaal 22 jaar.

Voor een paar zaken geldt een langere bewaartermijn. Zo moet je de gegevens voor ‘onroerende zaken’, zoals je bedrijfspand minimaal, 10 jaar bewaren.

Hoe moet je je boekhouding bewaren?

Het verstandigst is het om je boekhouding zo veel mogelijk online te bewaren. Niet alleen kun je dan makkelijk en snel bij je gegevens, ze staan ook veilig in de cloud. Je bent vanuit de Belastingdienst verplicht om je bonnen en rekeningen op de manier te bewaren, zoals je die ontvangen hebt. Krijg je van een leverancier een digitale factuur, dan moet je deze ook digitaal bewaren. Je mag best een papieren print maken, maar de Belastingdienst wil de originele digitale versie als bewijs kunnen inzien. Papieren bonnen mag je dus wel inscannen, omdat deze in de loop van de tijd kunnen vervagen. Deze moeten dan wel in hetzelfde formaat zijn als het origineel én de echtheidskenmerken moeten duidelijk zichtbaar zijn.

Maak back-ups

Het bewaren van je boekhouding is je eigen verantwoordelijkheid. Als je gegevens op een computer hebt staan en deze crasht of wordt gestolen, dan zal dat voor de Belastingdienst geen excuus zijn. Zorg dus dat je een back-up van je gegevens maakt. Of nog beter, maak gebruik van een online boekhoudprogramma. Bij e-Boekhouden.nl staan je gegevens namelijk veilig in de cloud. Er wordt iedere 10 minuten een back-up gemaakt, zodat je dat nooit meer zelf hoeft te doen. Handig toch?